【ドラキャン3日目〜時間管理術〜】”生産的な時間を多く手に入れるためにするべきこととは?”

ほりぴー
鯖江に流れる鯖江タイムに馴染み始めてきたほりぴー(@horimoto61)です!

ドラキャンに参加して3日目、日々とっても充実しています。

午前中の講座とワーク、午後のフリータイムを活用して有意義な日々を過ごしています。

 

さて、3日目の今日は時間管理術について学びました。

時間管理っていろんな方法論があって難しいですよね。

特に時間を何に費やすべきなのかの優先順位がつけられないという方は今回の記事を参考にしてみてください!

時間管理をする上での3つのポイント

時間管理を行っていく上で押さえておきたい3つのポイントがあります。


  • どんなツールを使用するのか
  • 隙間時間をどう活用するのか
  • 抽象度をどれくらいにするのか

この3つのポイントが大事になってきます。

 

それぞれについて見ていきましょう。

ツールはしっかりと住み分けをする

まずは時間管理をするために使うツールについて。

時間管理に活用できるツールはたくさんありますよね。Googleカレンダーやtodoistなどなど調べれば多くのサービス・アプリを見つけることができると思います。

どんなものを使用するかはそれぞれにあったものを活用すればいいのですが、重要なことがあります。

 

それは、しっかりとサービスの住み分けをするということです。

似たようなサービスが複数ある場合になんとなくで使ってしまうのではなく、自分のライフスタイルなどにあった使い方ができる方を選択する必要があります。

 

例えばGoogleKeepとEvernoteを併用する際に、


  • GoogleKeep…短期的なメモ
  • Evernote…長期的に残しておきたいメモ

といったように使用するようなものでしょうか。例えがわかりづらいかもしれません。笑

サービスの特徴を踏まえて、自分の時間を管理する上で効果的に用いれるようにしましょう。

隙間時間をどう活用するのか

隙間時間を活用するというのは時間管理をする上で王道中の王道ですよね。

隙間時間を有効的に使用できれば多くの時間を作り出すことができる。塵も積もれば山となる。

 

では、隙間時間を何に使用するのかはっきりと決められていますか?

隙間時間ができたときに自分が何に時間を割くのか。優先度を先に決めておかなければ生産性の高い時間の過ごし方をすることは難しいです。

時間ができたときにただその時間を利用して作業をするのではなく、より生産的に時間を活用するために何に時間を費やすのか優先度を決めておきましょう。(その方法論は後ほど)

スケジューリングの抽象度を決める

3つ目のポイントはスケジューリングの抽象度を決めることです。

つまりはどこまで細かくスケジュールを決めていくのか。

誰もが分刻みの細かいスケジューリングをしなければいけないのかといえばそんなことはないですもんね。

ホリエモンは分刻みでスケジューリングしなければいけないかもしれませんが、ほりぴーにはそんな必要はありません。笑

 

時間管理ってしっかりと綿密に細かくやらなきゃいけないってイメージありませんか?

ぼくは今までそんなイメージを持っていました。そして疲れて続けられない。。。

スケジューリングを細かく行っていくのは疲れますもんね。そして少しでも狂ってしまうと嫌になっちゃう悪循環。

だけど、いつも細かくスケジューリングする必要はありません。

忙しい時と比較的余裕がある時のスケジューリングは違って当然です。いつも同じように完璧にやろうとするから辛くなります。逆に忙しいのに大雑把なスケジューリングでは取り返しのつかないことにもなりかねません。

自分の置かれた状況、忙しさに応じてスケジューリングの抽象度を調整していきましょう。

 

ほりぴー
まずは自分の現状をしっかりと把握した上で足りていなかったものを補っていくようにしましょう!

生産性を高めるために決めるべき4つのこと

ではここからは生産性を高めていくために決めるべき4つのことについて考えていきましょう。

 

決めるべきことは、


  1. これからの人生でやることリスト
  2. スケジュールパターン
  3. やらないことリスト
  4. テンプレート化するものリスト

の4つです。

これをしっかりと決めて自分の中に価値基準を作っておくことで時間をかけるべきものの優先順位がわかるようになります。

やることリスト

まずはこれからの人生でのやることリストを決めます。

人生と書くと広くなってしまいますが、自分が想像できる期間まででいいです。ぼくの場合は5年先までで考えるようにしました。それぞれの人生プランに応じて期間を決めるようにしましょう。

期間を決めたら、あとは思いつく限りやることをリストアップします。

しかし、ただやりたいことを羅列していくのではなく期限とそれを実現するのにかかる時間も一緒に書き出していきましょう。

例えば、「ブログを100記事書く 期限:半年後 かかる時間:250時間」という感じです。

期限とかかる時間を明記することでそれを達成するために自分がどれくらいの時間を投下しなければいけないのか可視化することができるようになり、優先度を決定する基準になります。

 

リストアップする際にかかる時間がわからなかったり、あまりにも大きな時間が必要になるものに関してはそこからさらにそれを細分化していくことができます。

想像できないようなことは達成するのが難しいです。細分化して自分がやるべきことが明確になるようにリストアップしてみましょう。

スケジュールパターンを決める

続いてはスケジュールパターンを決めます。

ここで決めるスケジュールパターンとは、やりたいことリストを実行するために割くことのできる時間はどれくらいなのかということです。

 

まずは自分の日常をいくつかのパターンに分類します。

例えば、働いている方であれば「平日」と「休日」という風に分けたり、ぼくのように時間が自由な場合は「調子のいい時」「普通の時」「のらない時」のような分け方をします。。

そしてそれぞれの場合で1日にどれくらいの時間をやりたいことリストのことのために使えるのか考えます。

ぼくの場合は、


  • 調子のいい時…1日8時間 週に3日
  • 普通の時…1日4時間 週に2日
  • のらない時…1日2時間 週に2日

という風になりました。

 

ここまで決めるとやりたいことリストのために自分が週に使用できる時間がわかってきます。ぼくの場合は36時間です。

自分が使える時間がわかれば何に優先的に時間を投下していくべきなのかが先ほどのやることリストを参照することではっきりしてきます。

直近の1ヶ月は期限の近いものに優先的に時間を使おうとか、期限はまだまだ先だけれど多くの時間が必要なことだから少しずつ行っていこうなど時間の使い方の基準が自分の中に出来上がってきます。

これで隙間時間を何に費やしていくべきかはっきりします!

生産性の高い時間を多く作り出すことができそうですね!

 

やらないことリストを作る

さあ、次はやらないことリストを作ります。

やらないことリストを作ることのメリットは自分の時間を無駄に奪われないようにできることです。

ただダラダラと過ごしてしまった、ネットサーフィンをしてしまった、付き合いで二次会まで参加してしまった。。。

などなど時間を奪われてしまう要因は様々存在しています。

自分の時間を奪っていく要因をやらないことリストに書き出し可視化することで同じ過ちを繰り返さないようにできます。

作ったリストにはリマインダーを設定しておき、定期的に見返して忘れないようにするといいでしょう。

テンプレート化するものリスト

最後はテンプレート化するものリストを作って、それらをテンプレートにしていきましょう。

旅行に持っていくもの、セミナーを開催する際の手順、よく送るメールの文章などなど。

繰り返して行うことが多いものはテンプレート化することで大きな時間短縮になります。

自分の日常を見直してみてテンプレにできそうなものはリストアップし、実際にテンプレにしていきましょう!

 

ほりぴー
1.2で自分の時間の使い方の基準ができ、3.で無駄な時間を使わないように、4.で新たに時間を作り出すことができるようになります!自分の時間管理を見直すために一度取り組んでみることをオススメします!

まとめ〜今日学んだこと〜


  • 何に時間を割くべきかの優先度を明確にすることが重要
  • スケジューリングは状況に合わせて抽象度を柔軟に変更する
  • 時間の使い方の基準を可視化して実行することが大事

もっと具体的な方法論も学びましたが、今日はまず大事なポイントを記事にしてみました。

具体的なやり方は自分で実践してみてから記事にしてみようと思います!

有限の時間を有意義に使うために、まずは実践していきます。

 

 

以上、ありがとうございました。